Handleiding voor beheerders · Coworking

📋 Boekingen

Het overzicht van alle reservaties en blokkades.

• Vandaag-paneel: bovenaan zie je in één oogopslag welke boekingen er voor de huidige dag staan. Eén kaart per reservatie met naam, e-mail, dagdeel, tafel en (indien ingevuld) school en leeftijd.
• Filters: filter op datum of op gebruiker. Klik op het ✕-icoon naast het datumveld om alle datums te tonen.
• + Blokkade toevoegen: tafels uit roulatie halen voor onderhoud of een evenement. Je kan meerdere tafels selecteren via vinkjes, en zelfs per zone in één klik allemaal aanvinken.
• Bewerk: pas een bestaande boeking aan (tafel, datum of dagdeel). Handig als iemand toch ergens anders gaat zitten.
• Annuleer: annuleert de boeking namens de gebruiker. Bevestiging vereist.
• ⬇ Download CSV: exporteert de gefilterde lijst (rekent de huidige datum- en gebruiker-filter mee in de bestandsnaam).

📈 Bereik

Statistieken en grafieken voor rapportering.

• Periode-selector: Deze maand (standaard), Vorige maand, Deze week, Alle tijden, of Aangepast (eigen van/tot-data).
• Twee kerncijfers: dagdelen gereserveerd (blokkades niet meegeteld) en unieke gebruikers in de gekozen periode.
• Vijf grafieken:
  • Per ruimte: plattegrond-heatmap met aantal boekingen per tafel.
  • Per dagdeel: donut met verdeling voormiddag/namiddag/avond/hele dag.
  • Per tafel: staafgrafiek met aantal boekingen per individuele tafel.
  • Leeftijd: verdeling op basis van geboortejaar van unieke gebruikers (gebuckedt per leeftijdsgroep).
  • Top scholen: top 8 scholen van unieke gebruikers + "onbekend".
• Downloads: ⬇ PNG per grafiek, of ⬇ PNG en ⬇ PDF (A4) bovenaan voor een volledig overzicht in één bestand. Direct plakbaar in een PowerPoint of rapport.

🪑 Tafels

Beheer van de tafels op de plattegrond.

• + Tafel toevoegen: maak een nieuwe tafel aan (naam, zone, type rechthoek of cirkel, positie via SVG-coördinaten).
• Actief-toggle: schakel een tafel tijdelijk uit zonder hem te verwijderen. Inactieve tafels verschijnen niet op de booking-pagina.
• Bewerk / Verwijder: per rij. Verwijderen is definitief. Boekingen voor verwijderde tafels blijven bestaan in de historiek (gemarkeerd als "(verwijderd)").

Tip: de SVG-coördinaten zijn in dezelfde eenheden als de plattegrond (1280 × 1024). Voor een nieuwe tafel kan je het beste de plattegrond-SVG openen in een vector-editor (bv. Illustrator, Figma) en de positie aflezen.

🎯 Programma optioneel

Activiteiten, challenges en toernooien. Zichtbaar voor gebruikers wanneer de module aan staat in Instellingen.

Activiteit toevoegen

• Type: Challenge / Samen eten / Workshop / Andere. Bepaalt de accentkleur op de programma-pagina.
• Inschrijving vereist: zet aan voor activiteiten waar je moet weten wie er komt (bv. eten, toernooi). Anders is de activiteit alleen informatief.
• Max. deelnemers: optionele limiet. Bij "vol" zien gebruikers "Volzet".
• Afbeelding-URL: link naar een online foto (Unsplash, Imgur, eigen hosting). Wordt automatisch in de groen-blauwe huisstijl gefilterd.

Challenges

Bij type "Challenge" kies je een format:

• Individuele score: elke ingeschreven deelnemer voert zijn eigen cijfer in. Leaderboard wordt automatisch gesorteerd (hoger of lager is beter, in te stellen).
• Knock-out toernooi: deelnemers worden gepaard in een bracket. Bij oneven aantallen worden bye-plaatsen automatisch toegekend. Winnaars gaan door tot de finale.
• Iedereen tegen iedereen: round-robin. Alle paren spelen tegen elkaar. Rangschikking op aantal gewonnen partijen.

Toernooi beheren

• Bij een toernooi-challenge verschijnt een 🏆 Toernooi-knop in de tabel. Klik erop om de bracket te openen.
• Genereer bracket: shuffelt de deelnemers en maakt de eerste ronde aan.
• Klik op een match: opent een modal om de speeldatum en scores in te vullen. Je kan de match al plannen zonder scores in te voeren (handig voor planning vooraf).
• Automatische doorgang: zodra alle matches van een ronde gespeeld zijn, wordt de volgende ronde automatisch aangemaakt met de winnaars.
• Zichtbaarheid: toernooien blijven publiek zichtbaar tot de finale gespeeld is, ook als de oorspronkelijke datum voorbij is. Handig voor toernooien gespreid over meerdere dagen.
• Reset: wist alle matches en scores. Handig als deelnemers nog wijzigen.

Deelnemers

Klik op het deelnemers-aantal in de tabel om de lijst te bekijken. ⬇ Download CSV exporteert namen, e-mails en inschrijfdatum.

⚙ Instellingen

• Boekingen beperken tot kantooruren: enkel dagdelen die binnen het venster vallen kunnen geboekt worden. Boeken zelf kan wel op om het even welk moment. Admin is niet beperkt.
• Openingsuur / Sluitingsuur: bepalen welke dagdelen toegestaan zijn (avond bv. niet als sluitingsuur 17u is).
• Weekend gesloten: weekenddagen worden volledig geblokkeerd.
• Programma-module: aan/uit-schakelaar voor de Programma-pagina. Wanneer uit: het menu-item verdwijnt en de admin-tab is verborgen.

👤 Gebruikers

Gebruikers worden automatisch aangemaakt bij registratie. Er is geen apart beheerscherm. Promoveren naar admin gebeurt via een eenmalig script (scripts/make-admin.js) door het projectbeheer.

De minimumleeftijd is 16 jaar (verklaring bij registratie + validatie op geboortejaar indien ingevuld).

💡 Tips

• Op desktop kan je de boekings-popup verslepen om hem naast de plattegrond te zetten, handig om de tafel die je net selecteerde nog te zien.
• Op de booking-pagina dubbelklik op een chip in de samenvatting om die dag te verwijderen, of klik op een dag in de kalender om het popover-menu te openen en het dagdeel te wijzigen.
• Voor knock-out-toernooien zijn aantallen die een macht van 2 zijn (2, 4, 8, 16) het mooist. Geen byes nodig.
• De plattegrond op de Bereik-tab is statisch maar wordt automatisch geüpdatet wanneer iemand boekt, handig om in real-time op een tweede scherm te zetten.